印鑑やハンコって本当に必要なのでしょうか。
これだけ世の中がデジタル化されているにもかかわらず、役所や銀行に行くと、
そうかと思えば会社では、こんなことがよくあります。
印刷して提出した紙の書類を再度提出するには、再度データを打ち直して印刷してハンコを押してまた上司の元へ…。
そしたら上司が席を離れてた！
なんてことはしょっちゅうですね。
そんなやり取りで1日が過ぎていくことほどもったいないことは無いと思います。
ハンコを押す作業は会社でしかできないという理由から、自宅でのリモートワークを外れて会社に出社することも増えているそうです。
朝日新聞による記事はこちら。
コロナで在宅勤務、脱ハンコに拍車か 政府も仕組み検討
4/25(土) 11:00配信
書面に押印を求める日本の「ハンコ文化」が企業の在宅勤務（テレワーク）を阻んでいる。押印のためだけに出社することを減らそうと、政府はオンラインで契約などができる電子システムをつくる方針だ。コロナ禍をきっかけに脱ハンコが進みそうだ。
「民間の経済活動で紙や押印を前提とした業務慣行を改めるよう、全面的に点検してほしい」。安倍晋三首相は２２日、政府のＩＴ総合戦略本部の会合で閣僚らに指示した。緊急事態宣言後も「やむなく出社」が続く理由の一つとして、ハンコの存在があるためだ。
在宅勤務中でも出社が必要となる理由（複数回答）について、ＩＴ企業のフリー（東京）が経営者や社員ら３１６人にアンケートしたところ、「取引先から送られてくる書類の確認、整理」が３８・３％でトップ。ほかには「契約書の押印作業」（２２・２％）や「社内の紙による書類の申請・押印やサイン」（１７・１％）が目立った。同社は「必ずしも必要でない押印が慣習になっており、リモートワークを阻害している」としている。
政府でも民間取引の脱ハンコに向けた議論が本格化している。２０日の総務省の有識者会議では企業間の請求書などについて、ネット上で交わす書類が本物だと証明する制度を、２０２２年度から始める案が示された。電子書類の作成時刻や改変がないことなどを示す「スタンプ」について、扱う事業者を認定する仕組みが検討されている。
（引用元：朝日新聞社）
こんな無駄なことは是非ともこの機会に辞めてしまいましょう。
どうしてもハンコを押す作業が必要なら、ぼくが会社で実際にやっている方法を1つお伝えしたいと思います。
それはハンコをJPEG化してPDFやエクセルファイルに貼り付ける、です。
めちゃくちゃ単純な方法なので、ぜひ真似してみてほしいです。
印鑑を押す手間はもうやめましょう。どうしても必要ならこれで充分。
まずは紙と仕事で使用しているハンコを用意しましょう。
自分の印鑑をJPEG化するために、紙に自分の仕事で使用している印鑑を押します。
ここでは例として自分の印鑑を手書きで書いてみました。
こんな感じですね。
それをプリンターでスキャンし、画像データにします。
ここではスマホのアプリ、CamScannerを使用してスキャンしてみました。
スキャンがうまくいかない人はセブンイレブンなどのコンビニのプリンターでもスキャンしてデータ化できますので、是非とも利用してみてください。
1枚30円でスキャンできますし、スマホのカメラで取り込むよりもキレイに画像化してくれるのでおすすめです。
取り込んだものを拡大して細かく見てみると粗さが目立ちますが、ある程度は気にしないで進みましょう。
それをなるべくトリミングで小さく切り取ってください。
それを提出したい資料に貼り付けます。
貼り付けた資料がこちらです。
これで注文書が完成しました。
あとは取引先にそのファイルをメールで添付して提出するだけです。
まとめ：ハンコはハンコでなくていい
会社内でもこれでトラブルになったこはないですし、取引先への書類に関してもこれで問題ありませんでした。
そう考えるとハンコなんて本当は必要ないのに、みんなの共通認識で必要としているだけであって、別に無くてもあまり困らないものなのかもしれません。
元に海外だとサインの方が一般的ですし、宅配の荷物を受け取るのにハンコを押している人ってどれくらいの数でいるんでしょうか。
取引先との確認に関しても、メールのやり取りさえ残っていればお互いの確認が取れた証拠になると思います。
紙やハンコといった古き良きものは、今回を機になるべく減らしていく方向が良いかなと思っています。
無駄な作業や工程はどんどん無くしていきましょう！